Onboarding. Oder: wie Sie neue Mitarbeiter optimal integrieren, um Ihr Team zu stärken.

Onboarding, eine Definition.

Artikel in der Blogreihe zum Thema „Onboarding“. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Auszubildenden und Mitarbeiter in allen Phasen des Recruitings richtig an Bord nehmen. Heute Teil 1 mit Einordnung des Begriffs.

Alle Artikel in der Serie:

1. 1. Onboarding, eine Definition.
   2. Der erste Eindruck zählt.
   3. Der erster Arbeitstag.

Mit dem demographischen Wandel und zunehmender Mobilität von Arbeitnehmern stehen die Personalabteilungen und Unternehmen vor ganz neuen Herausforderungen. Dieser Wandel ist auch in der frühkindlichen Erziehung – einem Arbeitsmarkt mit enormem Wachstum – deutlich erkennbar. Qualifizierte Mitarbeiter sind nicht nur immer schwerer zu finden, sondern auch schneller dazu geneigt, den Arbeitsplatz zu wechseln, um Entwicklungsmöglichkeiten oder den Arbeitsort an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Folglich spielt das Thema Mitarbeiterbindung und Integration eine immer größere Rolle.

Denn nur Talente, die bleiben wollen und ein Umfeld vorfinden, in dem sie ihr volles Potenzial auch abrufen können, sind eine Bereicherung für das eigene Team. Und Mitarbeiterbindung beginnt bereits mit der Willkommenskultur – einem strukturierten Onboarding.

Onboarding – ein Begriff aus dem Personalmanagement

Im Personalmanagement bezeichnet der Begriff Onboarding das an Bord nehmen von neuen Mitarbeitern und alle Maßnahmen, die zur Integration von Mitarbeitern dienen. Wie es häufig mit solchen Begriffen aus dem Management der Fall ist, klingt dies zunächst einleuchtend. Und doch vermittelt dies keine klare Vorstellung vom eigentlichen Onboarding-Prozess.

• Wann startet dieser Prozess eigentlich?
• Was gilt es an Maßnahmen zu beachten?
• Welche gibt es überhaupt?
• Und hört dieser Prozess mit der Anstellung auf?

Onboarding bezeichnet somit nicht nur einzelne Tätigkeiten, um neue Mitarbeiter aufzunehmen. Vielmehr ist es ein umfassender Prozess, der es Arbeitgebern ermöglicht, bereits beim ersten Kontakt mit potenziellen neuen Mitarbeitern eine Bindung aufzubauen und für mehr Mitarbeiterzufriedenheit zu sorgen. Durch eine erfolgreiche Integration auf allen Ebenen des Unternehmens werden von Beginn an das Engagement, die Motivation und der Teamgeist gestärkt.

Zudem wird es neuen Mitarbeitern ermöglicht, ihr Leistungspotenzial schneller abzurufen und birgt so nicht nur für den neuen Mitarbeiter einen entscheidenden Faktor hinsichtlich der Arbeitgeberattraktivität, sondern fördert das Arbeitsklima und die Teamleistung im Gesamten.

Onboarding auf allen Ebenen

Ein umfassendes Onboarding, das alle Ebenen des Unternehmens abdeckt, muss sich demnach auf drei Ebenen abspielen:

1. Soziale Integration
2. Wertorientierte Integration
3. Fachliche Integration

Dabei gilt es zunächst durch positive Erfahrungen eine emotionale Basis zu schaffen, die eventuelle Enttäuschungen abzufedern vermag. Daher sind die Ebenen der sozialen und wertorientierten Integration sehr viel wichtiger als die fachliche Einarbeitung. Ziel sollte es sein, eine möglichst große Übereinstimmung zwischen im Vorfeld versprochenen Gegebenheiten und der Wahrnehmung des neuen Mitarbeiters beim Ankommen zu schaffen. Häufig ist die Einfindungsphase an einem neuen Arbeitsplatz zusätzlich mit enormen Unsicherheiten verbunden:

• Welche Erwartungen bestehen? (Und dies durchaus auf beiden Seiten.)
• Wie stellt sich meine genaue Rolle innerhalb der Einrichtung und im Team dar?
• Je nach Lebenslauf und Erfahrungen werden Vergleiche mit bereits erlebten Einarbeitungen gezogen.

Diese Aspekte gilt es gleichermaßen bei der Vermittlung der eigenen Einrichtungskultur und vorherrschenden Werten zu beachten. Ein Erfolg versprechendes Mittel ist dabei, gleich zu Beginn sicherzustellen, dass Kollegen und Ansprechpartner mit der oder dem Neuen bekannt gemacht werden.

Ein Pate.

Die Auswahl eines Paten, der sich innerhalb der Einarbeitung vornehmlich um die persönlichen Bedürfnisse des neuen Kollegen kümmert und als vertraulicher und verlässlicher Ansprechpartner fungiert, stellt auf diesen Ebenen der Integration ein probates Mittel innerhalb des Onboarding-Prozesses dar. Für ein erfolgreiches Patenprogramm ist es erforderlich, auch den Paten in seiner Rolle zu bestärken und vorzubereiten.

Denn auch auf Seiten der bestehenden Mitarbeiter kann die Eingliederung eines neuen Kollegen eventuell zu Unsicherheiten im Hinblick auf die eigene Rolle führen. Im schlimmsten Fall entstehen dadurch Spannungen in der gesamten Belegschaft. Was den Onboarding-Prozess nicht nur wichtig für den neuen Mitarbeiter macht, sondern vielmehr dem gesamten Team hilft, einen neuen Rhythmus zu finden, in dem jeder einzelne sein Potenzial entfalten kann.

Der Pate dient demnach nicht alleine als Betreuer für den neuen Kollegen, sondern gegebenenfalls auch als Vermittler in kritischen Situationen. An dieser Stelle wird ersichtlich, dass der Onboarding-Prozess nicht nur Einfluss auf neue Mitarbeiter nimmt, sondern bei einer ganzheitlichen Einbettung im Unternehmen zugleich auch bestehende Mitarbeiter im Gefühl des Willkommenseins im Unternehmen bestärkt.

Ein gutes Klima.

Ein wertschätzendes Teamklima innerhalb der gesamten Einrichtung ist somit nicht nur für ein erfolgreiches Onboarding ausschlaggebend, sondern sichert die Qualität der Arbeit innerhalb der gesamten Einrichtung. Die Basis eines solches Teamklimas bilden dabei eine wertschätzende Kommunikation und die Anerkennung der individuellen Vielfalt durch unterschiedliche Persönlichkeiten. Gefestigt wird dies zudem durch eine sensible und höfliche Konfliktkultur mit ehrlichem und konstruktivem Feedback aus allen Richtungen.

Leitungskräfte sind hier besonders gefordert, da sie permanent auf die Entwicklung innerhalb des Teams ein Augenmerk haben müssen, nicht nur im Falle eines Hinzukommens von neuen Teammitgliedern. Ebenso gilt es innerhalb des Onboarding-Prozesses nicht nur Gehör für den neuen Mitarbeiter zu haben, sondern auch sicherzustellen, dass alle Teammitglieder innerhalb des Prozesses in ihrer Rolle gesehen, gehört und wertgeschätzt werden. Denn es ist nichts damit gewonnen, ein neues Teammitglied zu gewinnen, wenn dadurch andere eventuell verloren gehen.

Ferihan Steiner ist erfahrene Beraterin, Trainerin und Coach in der strategischen Personal- und Organisationsentwicklung. Sie ist Führungsexpertin, Vortragsrednerin, Dozentin und Lehrbeauftragte an der Europäischen Fachhochschule Köln. Ihre Expertise umfasst die Themen Führungskräfte- und Teamentwicklung, Talentmanagement und die Begleitung und das Coaching in Veränderungsprozessen.

Quellen und Hintergründe:

• Autorengruppe Fachkräftebarometer (2017): Fachkräftebarometer Frühe Bildung 2017. Weiterbildungsinitiative Frühpädagogische Fachkräfte. München
• Daniela Lohaus, Wolfgang Haberland: Integrationsmanagement – Onboarding neuer Mitarbeiter; Vandenhoeck & Ruprecht GmbH & Co. KG 2016
• Haufe: Onboarding – 10 Erfolgsfaktoren; Studie 2016
• Julia Hitzenberger, Susanne Schuett: Mitarbeiterführung in Krippe, Kindergarten & Hort; Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2016
• (Bildquelle: F S via unsplash, CC0)